Tout d’abord, excellente année 2022 à tous! Quel bonheur de revenir sur le blog! Je l’ai tellement délaissé depuis l’arrivée de Martin. Il faut dire qu’entre ma nouvelle vie de maman, mon métier de freelance (blog, création de contenu et community management), les différentes formations pour me perfectionner et la maison à gérer, je n’ai plus une minute à moi. A tel point que je ne prends plus trop soin de moi et que je n’ai plus le temps de faire tout ce qui est inscrit sur ma to do list… Alors pour cette nouvelle année, je me suis fixée comme objectif principal l’organisation.
OR-GA-NI-SA-TION, tel sera mon mantra!
J’en ai vraiment besoin pour réussir à tout conjuguer, ne plus me sentir frustrée et surtout me retrouver. C’est nécessaire d’un point de vue physique et mental. Mais ça, on en reparlera dans un prochain article.
Aujourd’hui, je voulais partager avec vous ce que j’ai mis en place pour m’organiser d’un point de vue « bureau » (administratif/planning).
Je vous ai posé la question sur Instagram et, apparemment, vous être très intéressés quand il s’agit de conseils sur le thème de l’organisation. Ce que je peux comprendre. J’ai moi-même lu pas mal de posts à ce sujet pour m’inspirer.
Pour commencer, et pour moi c’est essentiel, je pense que pour bien travailler, il faut un espace attractif et ordonné.
J’aime beaucoup l’univers de mon bureau que j’ai voulu assez minimaliste.
Impossible pour moi de travailler correctement s’il y a du désordre autour de moi. Pour avoir les idées claires, je dois y voir clair au propre comme au figuré!
A présent, passons à la première étape de mon plan d’attaque au niveau pro: l’administratif!
Par « gérer l’administratif », j’entends la partie administrative (papiers…), bien évidemment, mais aussi les to do lists, les agendas…
Pour tout ce qui est paperasse (qu’est-ce que je déteste ça!!!), j’ai fait l’acquisition de classeurs où je me force à ranger une fois par mois les factures, contrats… que je reçois ou que j’émets.
Tout est classé par catégories (maison, entreprise, santé…) pour pouvoir s’y retrouver facilement et ne pas perdre de temps à chercher le moindre papier.
De cette manière, tout est centralisé, rien ne traine et surtout, rien ne se perd! (Vous savez le moment où on doit déclarer ses impôts et où on ne retrouve pas le bulletin de salaire de Décembre… Oui, c’est du vécu!)
En ce qui concerne mon organisation sur mon bureau à proprement parler, c’est la papeterie qui entre en action.
J’ai un agenda papier (team vieille école!) en plus de mon Google agenda présent à la fois sur mon ordinateur et mon téléphone (vive les rappels pour soulager la charge mentale!), un semainier qui me permet d’avoir une vue d’ensemble sur tout ce que j’ai à faire dans la semaine et que je mets à jour chaque Dimanche soir, des carnets et en plus de tout cela, j’ai reçu de la part de la marque Draeger tout un ensemble dédié à l’organisation. Best portage ever!
Pour commencer, et ce qui est parfait pour mon agenda papier, ce sont les petits stickers. Ils permettent de mettre un peu de fun et j’adore ce côté ludique.
Dans mes autres indispensables, il y a un carnet de notes qui reste en permanence avec moi pour y griffonner tout ce qui me passe par la tête (idées de photos, d’articles…). Personnellement, je ne suis pas fan des applications de notes sur smartphone. Je préfère le contact rassurant du papier et en notant tout dans mon carnet, j’ai l’impression de me vider une partie de la tête.
J’adore noter, annoter, rayer, recommencer, synthétiser… Je pense qu’à mon âge, on ne me changera plus!
J’ai également reçu tout un tas de post-its de différentes tailles que je peux coller un peu partout. Les plus petits sont parfaits pour marquer des passages importants de livres. J’aime beaucoup!
Bien entendu, le carnet to do list a une place de choix sur mon bureau. J’en fais absolument pour tout! C’est tellement satisfaisant de pouvoir cocher ce qui a été fait au fur et à mesure et de voir où on en est. Quand on a tendance à procrastiner et à se disperser (ce dont je vais vous parler juste après), c’est parfait!
Vous l’aurez compris, la visualisation pour moi, c’est essentiel!
Autre carnet qui me sert beaucoup et dans lequel j’ai noté tous mes objectifs de 2022: le carnet de projets.
Je ne connaissais pas du tout ce concept et celui proposé par Draeger est vraiment très bien fait. On peut y noter les projets, les objectifs, les moyens mis en œuvre, les étapes… Parfait pour rester focus et planifier!
Voilà pour ce qui est de l’administratif. Voyons maintenant comment je me suis organisée pour être (encore) plus productive!
A force d’étudier mon fonctionnement, j’ai réussi à mettre en place certaines stratégies pour gagner en productivité.
Lors de ma formation pour devenir community manager, nous avons étudié notre chronotype pour déterminer à quel moment nous sommes le mieux disposé pour travailler, développer notre créativité ou encore nous reposer. J’ignorais totalement qu’il y avait des études là dessus!
Suite à ce test, il est ressorti que je faisais partie des lions. Je me lève tôt, j’aime travailler au calme, le matin principalement. Comme je n’ai pas trop le choix avec ma nouvelle vie de maman, je travaille aussi après le dîner mais je veille rarement au delà de 23h.
A partir de là, j’ai décidé de caler dans mon emploi du temps les choses qui me demandent le plus de réflexion en début de journée.
Je commence donc par les articles, la création de contenu, les retouches photos et ensuite, l’après-midi, je passe à la programmation, l’administratif, le montage vidéo, les recherches…
Pour chaque jour, je note sur mon semainier les différentes tâches que j’ai à accomplir (pro et perso) que je répartis ensuite sur ma journée en fonction des priorités et des activités/temps d’éveil de Martin.
Ainsi, je ne procrastine plus… Ce qui était avant une de mes spécialités!
Autre chose indispensable pour moi également: couper les distractions.
Quand je me mets à travailler, je laisse mon téléphone dans une autre pièce, j’éteins la télé et j’ai supprimé la notification des mails entrant sur mon ordinateur. Je laisse juste un fond musical car c’est de cette manière que je suis habituée à travailler depuis mon adolescence.
De cette manière, je ne suis plus sans cesse distraite… Parce que sinon, à la moindre notification j’interromps ce que je suis en train de faire, je réponds à un commentaire ou un mail, je commence autre chose, je regarde une vidéo… Et ma productivité en prend un sérieux coup!
Un autre point qui me permet de ne plus procrastiner, le batching.
J’ai découvert cette méthode avec la cuisine et je l’applique beaucoup à ma manière de travailler.
Par exemple, je me prends un moment dédié pour répondre à tous mes mails. Je le fais d’un coup et ensuite je passe à une autre tâche.
Cela m’aide également beaucoup pour la création de contenu pour mes clients. Je me pose le temps qu’il faut pour créer tout leur contenu en une fois. Je suis focus sur mon sujet et je ne m’éparpille pas tant que je n’ai pas terminé.
Bien entendu, je m’accorde des petites pauses pour boire, m’aérer l’esprit, mais je traite un sujet à la fois.
Voilà pour mes principaux tips concernant ma nouvelle organisation pour l’année 2022.
J’espère qu’ils pourront vous être utiles.
N’hésitez pas à partager les vôtres en commentaire. Le but ici est de s’entraider.
Dites-moi également si des conseils organisation pour la maison par exemple pourraient vous intéresser. Je me ferai un plaisir de vous écrire un article dédié.
Je vous souhaite une très bonne journée et je vous dis à très vite pour un prochain billet!
